Avdelningssekreterare till chefen för Telekrig
Vill du jobba i rollen som chefsstöd? Vill du vara den som bidrar till goda förutsättningar för avdelningsledningens arbete? Då kan FOI vara din nya arbetsplats! Vi erbjuder ett arbetsliv i balans, en utvecklande arbetsmiljö och ett samhällsviktigt arbete!
Om tjänsten
I rollen som avdelningssekreterare kommer du ge stöd och service till primärt avdelningschefen genom planering, uppföljning och samordning. I arbetsuppgifterna ingår daglig service, till exempel administration av kalendrar, telefonkontakter, granskning och kontroll av inkommande och utgående handlingar samt beredning av beslut. I uppgifterna ingår också framtagande av presentationsmaterial, förberedelser inför besök och möten (t.ex. avdelningens ledningsgruppsmöten).
Tillsammans med kanslichefen och avdelningscontrollern är du sammanhållande för avdelningsgemensamma rutiner. Du förväntas också bidra med förbättringar av rutiner och processer, både på avdelningen och centralt på myndigheten när det är aktuellt, samt att kunna lämna stöd till andra kollegor.
Om enheten
Du kommer att ingå i avdelningskanslit som tillhör avdelningen Telekrig. På kanslit utvecklas och samordnars både processer och arbete inom det administrativa området. För att arbetet ska fungera smidigt arbetar du företrädelsevis på plats.
Har du den kompetensprofil vi behöver?
Krav
- Relevant utbildningsbakgrund på minst gymnasienivå.
- Flerårig erfarenhet av att stödja chefer på en statlig försvarsmyndighet.
- Van användare av Office-paketet och andra datoriserade stödsystem.
- God förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska.
- Erfarenhet av att ha arbetat i något ekonomisystem (t. ex Agresso).
För att trivas och göra ett bra arbete behöver du vara noggrann, bra på att samarbeta och ha en mycket god förmåga att hantera många ärenden samtidigt. Du har förmågan att med helhetssyn och ett strukturerat arbetssätt ligga steget före och identifiera vad som behöver göras. Du är lyhörd och anpassningsbar när förutsättningarna ändras och nya situationer dyker upp. Du förväntas, inom givna ramar, självständigt fatta egna beslut och finna alternativa lösningar.
Avslutningsvis är personlig mognad, omdöme och integritet viktiga egenskaper i den här rollen och du behöver vara beredd på att hantera sekretesskyddade handlingar.
Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper i urvalsprocessen.
Vad erbjuder vi dig?
Totalförsvarets forskningsinstitut (FOI) är en statlig myndighet som bedriver världsledande forskning inom försvar och säkerhet till stöd för Sveriges militära och civila försvar. Vi erbjuder en unik arbetsplats där du får möjlighet att arbeta med det som är viktigt för totalförsvaret och hela samhället. Forskningen tillämpas både inom försvarsmyndigheter och hos civila aktörer och spelar en avgörande roll i att bygga en relevant och effektiv försvarsförmåga.
Vi arbetar medvetet för en god arbetsmiljö med en bra balans mellan arbete och privatliv. Utöver detta erbjuder vi en rad förmåner. Läs mer om hur det är att jobba hos oss: https://www.foi.se/jobba-hos-oss.html
Tjänsten är en tillsvidareanställning som kan komma att inledas med sex månaders provanställning.
Vill du vara med och söka svaren för en säkrare värld?
Välkommen med din ansökan i form av CV och personligt brev via ansökningsknappen senast den 26 juni 2025!
För mer information om tjänsten är du välkommen att kontakta Mattias Verona. Fackliga företrädare är Ulf Sterner (Saco-S) och Annette Frid (OFR/S – ST) Samtliga nås på 08-555 030 00.
Då anställningen är placerad i säkerhetsklass krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585). Inför säkerhetsprövning efterfrågas vidimerade kopior på de utbildningar och tjänstgöringsintyg som är relevanta för tjänsten.
FOI är en myndighet varmed inlämnade ansökningshandlingar blir allmän handling som på begäran kan lämnas ut till utomstående enligt offentlighets- och sekretesslagen.
Erbjudanden från rekryteringsföretag undanbedes.
Referensnummer:
FOI-PERS-2025-498
Län:
Anställningstyp:
Tillsvidareanställning
Anställningsgrad:
Heltid
Arbetstider:
Dag
Sista ansökningsdag:
2025-06-26
Tillträde:
Enligt överenskommelse
Arbetsplats/placeringsort:
Linköping
Kontaktpersoner:
Mattias Verona
tfn: +46 13-37 00 00
Företagets hemsida:
www.foi.se
Adress:
Olaus Magnus Väg 58111 Linköping
FOI, Totalförsvarets forskningsinstitut
FOI, Totalförsvarets forskningsinstitut, är ett av Europas främsta institut för tillämpad forskning inom försvar och säkerhet. FOI är en myndighet under Försvarsdepartementet och vi har till uppgift att bedriva forskning, metod- och teknikutveckling samt utredningsarbete för totalförsvaret och till stöd för nedrustning, icke-spridning och internationell säkerhet. Verksamheten bedrivs på uppdrag av i första hand Regeringskansliet, Försvarsmakten, Försvarets materielverk (FMV) och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). På FOI är vi cirka 1400 anställda, varav drygt 1000 arbetar direkt med forskning och utveckling. Våra kompetenser spänner över hela fältet från naturvetenskap och teknik till samhälls- och statsvetenskap.
